Kello käy, mutta lähtötietoja ei näy
Verrattaessa alueurakan valmistelua urheiluun, ei puhuta 110 m pika-aidoista, vaan pikemminkin työ muistuttaa 10000 m juoksua. Navico Oy:n blogeissa on jo aiemmin käsitelty hankintastrategien ja omaisuuden hallinnan merkitystä. Nämä seikat konkretisoituvat tilaajalla ryhdyttäessä valmistelemaan alueurakointia.
Olemme useiden alueurakoiden valmistelun myötä muodostaneet nyrkkisäännön mielekkään aikataulun osalta: 5 5. Tästäkin voi tulla urheilumaailma mieleen, mutta kysymys on kuukausista. Ennen Hilmaan viemistä aikaa kannattaa varata 5 kuukautta, hallittuun kilpailutukseen toiset 5 kuukautta. Eli mikäli urakka alkaa 1. lokakuuta, olisi hankintailmoituksen oltava Hilmassa 1.5. Valmistelu alkaa näin ollen osapuilleen heti rakettien ampumisen jälkeen. Mikäli omaisuuden hallinnassa esiintyy puutteita, on valmistelu aloitettava kalenteriajan näkökulmasta tätäkin aiemmin. Erityisesti viheralueiden inventointi on toteutettava ennen lumen tuloa, mieluiten ennen lehtien putoamista. Myös muun infran inventointi onnistuu parhaiten sulan maan aikana.
Palvelutaso määritellään pitkäksi aikaa
Alueurakoiden kesto on usein 5 vuotta. Urakan, tai yhä useammin palvelusopimuksen valmistelussa määritellään palvelutaso siis viideksi vuodeksi eteenpäin. Näin pitkä sitoutuminen tiettyyn laatu- ja palvelutasoon ansaitsee huolellisen valmistelun ja harkinnan. Mitä edellytämme ja mikä laatutaso on esimerkiksi kustannusten näkökulmasta kullekin omaisuuserälle mielekkäintä niin omistajan, kuin infran käyttäjän näkökulmasta?
Liian usein tulee vastaan näkökulma ”urakkahan alkaa vasta ensi syksynä”. Tällöin on vaarana, että lähdetään kiitolaukkaan liian myöhään ja urakka-asiakirjojen sisältö ja laatu eivät saa osakseen riittävän huolellista harkintaa. Varattaessa keskustelulle tarpeeksi aikaa, voidaan valmistelun kuluessa käydä eri hallintokuntien tarpeet huolellisesti läpi. Voisiko esimerkiksi kiinteistön piha-alueen vieressä olevan hiekkakentän hoito olla mielekästä sisällyttää alueurakkaan? Entäpä uimarannat ja lentopallokentät, onko vesinäytteiden otto ja liikuntapaikkojen ylläpito järkevää pitää kunnan omana toimintonaan?
Alueurakan tehtäväkorteissa esitetään kunkin osa-alueen laatu- ja palvelutaso. Tehtäväkorteista kertyy laajassa urakassa helposti yli 100 sivua tiivistä tekstiä. Tämän kokonaisuuden läpikäynti ei tapahdu hetkessä. Toimenpideaikojen sekä näihin liittyvien poikkeusten määrittäminen vaatii aikaa. Saako esimerkiksi päiväkotien piha-alueiden aurausta toteuttaa lasten päiväunien aikaan? Miten ulkoliikuntapaikkojen kilpailut huomioidaan ja kuvataan asiakirjoissa? Blogissa nro 2. kuvattu Navicon laatulupausmenettely säästää aikaa selonottovaiheessa muiden hyvien ominaisuuksiensa lisäksi. Sen sijaan aikaa on varattava laatulupausmittareiden määritykseen. Mitä mittareita halutaan kilpailutuksen asettaa ja mitä parametreja mittareilla on. Myös mittareiden merkityksen painotus maksimipisteiden avulla on harkittava tarkkaan.
Hyvän valmistelun avulla työ sujuu rauhallisissa merkeissä ja aineistosta saada aikaiseksi eheä kokonaisuus. Tarjouksen hinnoittelu on tarjoajien näkökulmasta varsin riskitöntä. Urakka on harkittu paketti, mielekkäästi yhdessä toteutettavat työt voidaan liittää eheäksi kokonaisuudeksi. Tuloksena tilaaja saa hyviä tarjouksia, jotka ovat hinnaltaan usein varsin lähellä toisiaan.
Selonottovaiheeseen kannattaa panostaa
Selonotossa tutustutaan tarjouksiin ja valitaan alkuvaiheessa voittajakandidaatti. Laatulupausta käytettäessä kahden kuoren menettelystä on mahdollista luopua. Sekä laatu- että hintapisteet määräytyvät ilman pisteytykseen liittyvää subjektiivista arviointia. Voittajakandidaatti on selvillä heti tarjousten jätön jälkeen. Toinen hyvä puoli tässä on se, että selonotossa perehdytään ainoastaan voittajakandidaatin tarjoukseen. Kaikkia tarjouksia ei tarvitse lukea, jotta laatu voitaisiin pisteyttää. Tarjoajat ovat jo pisteyttäneet oman laatunsa valmiiksi!
Selonottovaiheessa resurssit kannattaakin suunnata voittajakandidaatin tarjoukseen. Pitävätkö kaikki tehdyt laatulupaukset kutinsa? Usein on käynyt niin, että selonoton yhteydessä myös laatupisteet muuttuvat. Huomataan että tarjoaja on tullut luvanneeksi liika, tai liian vähän laatulupauksissaan. Mikäli laatupisteiden muutokset aiheuttavat voittajakandidaatin muutoksen, jatketaan prosessia seuraavan voittajakandidaatin kanssa.
Myös yhteisten maastokatselmusten toteutus varmistaa sen, että selonottovaiheessa voidaan keskustella mahdolliset avoimet asiat läpi ennen varsinaisen urakan alkua. Kaikki esiin nousevat keskusteltavat seikat voidaan ratkaista, toiminta- ja laatusuunnitelmaa voidaan täydentää tarvittavin osin. Tällä tavoin molemmin puolinen luottamus ja yhteiset näkemykset toteutettavasta kokonaisuudesta voidaan muodostaa. Selonottovaiheeseen kannattaa varata aikaa ja resursseja. Tämä säästää taas aikaa ja rahaa itse urakan toteutuksessa.
Urakan aikana joustavaan yhteistyöhön
Mutta vieläkään ei tullut valmista! Yhteistyö on vasta aluillaan. Tilaaja valvoo alueurakan toteutusta pääasiassa urakoitsijan antamien tietojen pohjalta. Tilaajan kannattaa toteuttaa tarvittavissa määrin myös pistokoeluonteista tarkistusta. Hyvässä yhteistyössä pistokokeidenkin tarve kuitenkin vähenee. Urakoitsija raportoi oma-aloitteisesti tilaajalle tehdyt työt, laatulupaustensa toteutumisen sekä mahdolliset poikkeamat. Kun työ sujuu hyvin, voidaan urakoitsijalle maksaa ansaittua bonusta. Yhdessä tekeminen ja yhteinen menestyminen on molempien osapuolten etu.
Miten päätetään alueurakka?
Alueurakan päättymisen lähestyessä on syytä toteuttaa jälleen omaisuuden katselmus. Tätä on toteutettu myös urakan kuluessa, mutta päättymisen yhteydessä on mielekästä toteuttaa työ systemaattisemmin sekä verrata tilannetta lähtötilanteeseen. Ovatko kaikki reunakivet paikoillaan ja ovatko esimerkiksi pensaat ja puut elossa? Mikäli huomataan jonkin puun vaurioituneen, voidaan verrata puun nykyistä kuntoa lähtötilanteeseen. Mikäli tuolloin puu oli elossa, ei urakoitsija voi vedota perinteiseen selitykseen ”se oli jo noin”. Hyvin toimivassa urakassa tähän keskusteluun ei ole tarpeen mennä. Työn teettäminen ja sen tekeminen on ollut jatkuvasti hallinnassa ja jälki on sen mukaista.
Teemu Perälä