Kunnat ovat suuren muutoksen kourissa. SOTE -uudistuksen vatvominen on oma lukunsa, mutta myös muiden hallintokuntien aloilla käydään läpi suurta muutosta. Tässä blogissa keskitytään tarkemmin kuntien teknisten toimialojen muutoksiin ja niistä aiheutuviin kehittämistarpeisiin. Navico Oy on tehnyt yli 50 kuntien teknisen sektorin kehittämistä koskevaa selvitystä eri puolelle Suomea. Kun lukuun lisätään näihin töihin liittyvät muiden kuntien ”benchmarkkaukset”, voidaan puhua jo lähemmäs sadan kunnan teknisten toimintojen läpi käymisestä. Jotain on tarttunut hihanvarteen.
Muutoksessa huomio kiinnittyy vääriin asioihin
Tyypillinen perusskenaario lähes jokaisessa läpi käydyssä kunnassa on seuraava:
- Ikääntyvä ja määrällisesti vähenevä henkilöstö
- Käyttötalouden määrärahojen jatkuva vähentyminen
- Tehtävien ja ylläpidettävän omaisuuden kasvu tai vähintään samalla tasolla pysyminen
Monia muitakin yhteneväisyyksiä kuntien tilanteissa löytyy: Investoinnit ovat ”seksikkäitä”; niitä suunnitellaan ja rahaa niihin löytyy. Samalla ylläpidettävän omaisuuden hallinta on niin sanotusti huonolla hapella. Korjausinvestointeja ei tehdä riittävästi ja ylläpidon toimista tingitään tietämättä niiden kustannusvaikutuksia. Uusia resursseja ei saada ja tehtäviä jaetaan eläköitymisen myötä sulle mulle -periaatteella. Ostopalvelusopimuksien määrä kasvaa hallitsemattomasti ja hankintaosaaminen sekä sen osaamistarpeiden ymmärtäminen on puutteellista. Tuotantokalusto on vanhaa. Niukkuuden tiellä mentäessä henkilöstö jakaantuu helposti kahtia ”norsunluuntornissa” istuviin ja tuotantohenkilöstöön. Heikko asiantuntijajohtaminen kärjistää tilannetta ja kriisi alkaa eskaloitua. Päättäjät huolestuvat ja ratkaisua lähdetään etsimään nopeasti.
Yleensä tilanteisiin ryhdytään hakemaan ratkaisua liian myöhään ja väärästä päästä. Tuotanto otetaan ensimmäisenä ”liipasimelle”, sillä se on se helpoin ratkaisu. On helpompi puhua traktoreista kuin maamassojen pitkäjänteisen suunnittelun talousvaikutuksista. Tärkeää olisi ymmärtää, että tuotantotehtävät ovat vain pitkän prosessin häntä, joiden uudelleen järjestelyillä ei kuntataloutta pelasteta. Isommat kalat kutevat prosessin yläpäässä, jossa tehtävillä päätöksillä ja ratkaisuilla on kunnan talouden kannalta suurin merkitys. Kuitenkin kriisitilanteissa kaikki huomio keskittyy lähes poikkeuksetta tuotantoon ja prosessin ”terävä pää” tahtoo usein jäädä lähes täysin huomioimatta. ”Varataan tilaajatehtäviin riittävät resurssit” on tyypillinen lopputulema palvelujen uudelleen organisoinnissa. Tilaajatehtävien tarkempi sisältö ja osaamistarve jäävät määrittelemättä.
Mitä se tilaajaosaaminen oikein on?
Kaupunkiympäristön prosessissa tärkeintä olisi ymmärtää vaikutussuhteet. Kaikissa ratkaisuissa tulisi tunnistaa vaikuttavuus asukkaiden kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin ja riippuvuussuhteet omien toimintojen lisäksi muiden hallintokuntien toimintoihin. Tuottavuus tulee käsittää täysin uudessa valossa verrattuna yhden viivan alle tuijottamiseen. Viranomaistehtävien lisäksi tärkeitä tilaajan ydintehtäviä ovat mm. seuraavat tehtävät:
- Strateginen suunnittelu, palvelutasojen määritys
- Yhteistyö, viestintä
- Vaikuttavuuden arvioinnin osaaminen
- Tuottavuuden uudet mittarit, seuranta ja raportointi
- Asiakaspalautesystematiikka
- Omaisuuden hallinta
- Tietojen hallinta, avoin data, teknologian hyödyntäminen, digitaalisuus
- Tavoitteiden siirtäminen hankintoihin, palvelujen hankinta ja hankintaosaaminen
- Markkinoiden kehittäminen
- Hyvinvointijohtaminen
Resursseja, muutosjohtamista ja uutta osaamista!
Tilaajan ydintehtävien määrityksen ja resursoinnin tulisi olla tärkeyslistalla korkealla ennen tuotannon järjestämiseen liittyviä kysymyksiä. Tilaajan avainrooleihin rekrytoinneissa tulee kiinnittää erityistä huomiota. Historia on osoittanut, että useassa tapauksessa vanhasta totutusta toimintakulttuurista siirtyminen uusiin vaatimuksiin ei välttämättä onnistu ilman henkilökohtaista kehittymisen halua ja johtamisen osaamista. Toimintakulttuurin muuttaminen vaatii vahvaa muutosjohtamista ja henkilöstön mukaan saamista. ”Kehittää tulee, mutta mikään ei saa muuttua ja näinhän me ollaan ennenkin tehty” -tyyppinen ajatusmaailma on omiaan vesittämään kaikki kehittämisyritykset. Maailma muuttuu kovaa vauhtia ja kunnissa tulee pysyä ajan jatkuvasti hermolla. Sen vuoksi myös tutkimus- ja kehittämistoiminnalle pitäisi pystyä varaamaan riittävästi aikaa, jotta uuden oppiminen ja hyödyntäminen olisi organisaatiossa mahdollista. Pysähtyneisyyden aika on ohi.